«Свод»

АИС «Свод» - это средство построения систем приема, хранения и анализа информации, предоставляемой в виде таблиц.

Задачи, которые можно решить с помощью Свода, очень распространены. Практически любая организация, имеющая в своем составе однородные подразделения или филиалы, собирает информацию по заданным табличным формам. Также любая организация, имеющая дело с одинаковыми объектами, хранит и поддерживает информацию о них в виде таблиц.

В основе системы, построенной на Своде, лежит форма. Форма – это экранная таблица с именованными полями, предназначенная для заполнения отчетными данными. В системе может быть практически любое количество форм.

АИС «Свод» позволяет создавать формы различной сложности. Процесс создания форм не требует знания какого-либо языка программирования и занимает не много времени.

Система, построенная на Своде, представляется для пользователя как сайт в Интернете. Пользователь ведет работу в ней через браузер.

Создав форму или комплект форм, пользователь сразу получает систему их обработки, а именно функционально полный комплекс средств для работы с ними: прием форм, подписание, различные проверки форм, визирование промежуточной инстанцией, закрытие периода, свод форм, выборка значений из форм, построение аналитических форм, средства предварительной фильтрации информации, вывод в Excel, автоматический ввод информации из других систем.

Прием форм

В процессе сдачи отчетов принимающая сторона может принять отчет или отказать в приемке, при этом она может написать в комментарии к форме причину отказа. В этом случае сдающая сторона вносит изменения и снова сдает форму. Обе стороны могут видеть, какие формы еще редактируются, какие предъявлены к проверке, какие приняты или не приняты. Кроме того, возможна автоматическая приемка форм, которая происходит после машинной проверки. Информация об ошибках, выявленных в результате машинной проверки, также доступна пользователям.

Подписание форм

Каждая форма может быть подписана усиленной квалифицированной цифровой подписью. При этом, если одну форму заполняет несколько подразделений или организаций, то каждый источник подписывает только ту часть информации, которую он ввел.

Проверки форм

Важно, что системы на Своде имеют возможность проверять вводимую информацию в автоматическом режиме. Это снижает или совсем исключает ошибки в исходных данных. Для это в любую ячейку формы можно заложить проверочные соотношения. Проверочные соотношения могут быть внутриформенными, когда для проверки значения в ячейке используются только данные этой формы, так и межформенными. Запустить проверку может любой пользователь, результаты проверки выводятся на экран.

Визирование промежуточной инстанцией

Любую форму до сдачи принимающей стороной может завизировать промежуточная инстанция.

Закрытие периода

По окончании времени сдачи периодических форм можно провести закрытие периода. После этого никакие изменения в данные не могут быть внесены. Просмотр и анализ данных по-прежнему остаются доступными.

Свод форм

Свод форм – это операция подведения итогов по всем полученным по данной форме данным от обозначенных источников. Например, имеется форма сдачи информации по кадровому составу в подразделениях. В ней каждое подразделение заполнило общую численность своего персонала, количество инженерно-технических работников, рабочих, управляющего персонала и т.п. Просмотрев свод над этими формами, пользователь увидит общую численность персонала во всех подразделениях и, соответственно, общую численность ИТР, рабочих, управленцев и т.д. То есть система, строя свод над данной формой, суммирует значения в одноименных ячейках. Свод можно настроить таким образом, что какие-то данные будут суммироваться, какие-то усредняться, а для каких-то вычисляться средневзвешенное значение. Например, при необходимости можно получить в своде не общую численность ИТР, а среднее значение по всем подразделениям.

Выборка значений из форм

Любой пользователь может получить отдельную выписку требуемых данных из всех входных отчетов. Например, можно выписать в одну таблицу общую численность персонала по каждому подразделению. В результате на экране появится таблица из двух колонок, в первой будет наименование подразделений, а во второй – соответствующие им общие численности персонала. Разумеется, пользователь может не ограничиваться двумя колонками, а завести, например, еще колонку с численностью рабочих. Всего может быть столько колонок, сколько полей в исходной форме. И даже больше! В одну выписку можно помещать данные по нескольким формам. Например, пусть в дополнение имеется еще форма с прибылью каждого подразделения, соответствующую колонку можно прибавить к нашей выписке и наглядно видеть, какую прибыль дает подразделение при своей численности.

Построение аналитических форм

Под аналитическими формами в АИС «СВОД» понимаются формы, совмещающие в себе одновременно сводные и исходные данные одной или нескольких вводных форм одного отчетного периода, а также результаты различных математических операций над ними.  Аналитическая форма – практически произвольная форма. Она применяется тогда, когда для обработки данных требуются возможности большие, чем предоставляются при построении свода или осуществляются при выполнении выборок.

Фильтры

Иногда требуется построить свод, аналитическую форму или осуществить выборку значений не из всех входных данных, а только из части. Это можно осуществить с помощью фильтров.  Можно для анализа выбрать, например, только подразделения, находящиеся в определенном населенном пункте, или расположенные в одном районе, или входящие в некое структурное объединение. В системах на Своде по умолчанию поддерживается территориальное деление в соответствии со справочником ОКТМО, деление по видам экономической деятельности (ОКВЭД), а также поддержка древовидной иерархии подотчетных организаций/подразделений. В принципе возможна поддержка любого официального или пользовательского справочника. 

Вывод в Excel

Любая отображенная на экране вводная, сводная или аналитическая форма, а также результат выборки значений могут быть сохранены в формате xlsx. Тогда можно воспользоваться инструментарием Excel для дальнейшей обработки и представления данных.

Автоматический ввод информации из других систем

В составе АИС «Свод» имеются web-функции, которые позволяют принимать в автоматическом режиме данные из других систем. Сторонняя система, если в ней имеются необходимые данные, может обратиться к нашей системе и ввести информацию в нужные формы. Это позволяет избежать ручного ввода, когда данные уже существуют в машинном виде.

Перечисленные свойства и возможности АИС «Свод», которые сразу доступны в любой системе на АИС «Свод», приводят к снижению трудоемкости построения систем. Разработка сводится к созданию вводных и, если требуется, аналитических форм, кроме того, создаются реестры объектов учета (списки подразделений, подотчетных организаций и т.п.).

Важный вопрос, что делать, если какая-либо вводная форма, по которой пользователь периодически собирает информацию, изменилась? В этом случае создается новая версия формы, которая будет применяться с определенной даты, старая версия остается в системе. При этом в аналитических формах эти изменения также будут учтены с заданного числа. То есть данные, полученные до даты изменения, будут анализироваться по-старому, а новые – по-новому.

Благодаря такому свойству, при изменениях форм, например, в результате законодательных требований, полной переделки форм не требуется, соответственно сохраняются инвестиции, сделанные организацией.

Наряду с АИС «Свод», существуют другие средства для разработки систем, обрабатывающих табличные данные. В простейшем случае – это всем известный Microsoft Excel. В более сложных случаях – это различные языки программирования в сочетании с системами управления базами данных (СУБД).

Excel обладает гибкими возможностями построения и анализа таблиц. Можно сказать, что в этом ему нет равных. Первоначальные вложения практически равны стоимости самого Excel. Однако, когда форм и данных накапливается много, поддержание итоговых форм становится очень трудоемким, поиск нужного отчета практически невозможным, а любое изменение сравнимо с созданием системы. То есть создание и поддержание сравнительно крупной системы трудоемко, эксплуатация очень неудобна. Таких проблем со Сводом не существует.

Если использовать СУБД, то можно создать практически любую систему, причем достаточно удобную в эксплуатации, но процесс очень трудоемкий, первоначальные вложения высоки. Внесение изменений зачастую сравнимо с самой разработкой.

В этой связи АИС «Свод» находит свое место в создании крупных и средних систем. Имеется опыт многолетней эксплуатации систем, имеющих в своем составе сотни форм и с накопленной информацией в несколько гигабайт.

Можно заключить, что АИС «Свод» в связи с легкостью разработки, невысокой стоимостью создания, поддержки, сохранения инвестиций и удобством в работе может быть полезен во многих организациях от частных предприятий, до органов управления федерального уровня.

Наша компания в состоянии помочь в создании систем различной сложности организациям любого уровня.